愛知県行政書士会名古屋支部:プライバシーポリシー

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個人情報保護方針

基本方針

 愛知県行政書士会名古屋支部(以下「当支部」といいます)は、個人情報保護に対する社会的要請を十分に認識し、個人情報の適正な管理を推進していくことが、ご相談者及び市民の方々の重要な個人情報を取扱う組織としての重大な社会的責務であると認識しています。
 当支部は、このような責務を十分に果たしていくとともに、当支部が、その活動において取扱う個人情報の本人の権利利益を保護するため、以下の基本方針にしたがって、個人情報保護の管理体制の確立、実施、維持及び改善の推進、また、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守に、最大限の努力をします。

  1. 当支部は、愛知県行政書士会の支部としての活動において取扱うご相談者の個人情報その他当支部が保有する支部会員情報以外の個人情報(以下「個人情報等」といいます)の取得、利用及び提供に関して、次の(1)から(3)の方針にしたがって行動します。(1)当支部は、個人情報等を適法、かつ、公正な手段で取得し、法令により例外として扱われる場合を除き、利用目的をあらかじめ公表又は取得後、速やかに本人に通知又は公表いたします。また、本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめその利用目的を明示します。(2)当支部は、利用目的をできる限り特定した上で個人情報等を取得し、あらかじめ本人の同意を得た場合又は法令により例外として扱われる場合を除き、その取得時の利用目的の範囲内でのみ、個人情報等を取扱います。また、当支部は、上記の利用目的の範囲を超えた個人情報等の取扱いを行わないため、支部規程及び体制を整備します。(3)当支部は、あらかじめ本人の同意を得た場合又は法令により例外として扱われる場合を除き、第三者に個人情報等を提供しません。
  2. 当支部は、「個人情報の保護に関する法律」、その他個人情報の保護に関する関係諸法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  3. 当支部は、当支部が取扱う個人情報等の漏洩、滅失又は毀損の防止及び是正、その他個人情報等の安全管理のため、支部規程及び体制を整備した上で、必要、かつ、適切な措置を講じます。また、当支部が保有する個人情報等へのアクセスが可能な支部会員に対して、個人情報保護の啓発を行うとともに、当支部が個人情報等に関する業務を委託する場合、その委託先を適切に監督します。
  4. 当支部は、当支部における個人情報等の取扱い及び当支部が保有する個人情報等の本人からの苦情及び相談を受付け、適切、かつ、迅速に対応するため、支部規程及び体制を整備します。
  5. 当支部は、本方針を実行するため、個人情報保護管理担当役員を設置し、個人情報保護管理体制を整備するとともに、支部規程の制定及びマニュアル等の作成を行い、当支部が保有する個人情報等へのアクセスが可能な支部会員に対し、それらの周知徹底を図ります。また、当支部は、当支部の個人情報保護に対する適正な運用確認及び監査を実施し、その継続的な改善に努めます。
  6. 当支部における個人情報等の取扱い及び当支部の個人情報保護管理体制に関する苦情及び相談の窓口は、以下のとおりです。

 当支部の代表者は、本方針を文書化(ウェブページへの掲載を含む)し、当支部が保有する個人情報等へのアクセスが可能な支部会員に周知させるとともに、一般の方が入手できる措置を講じます。

2012年6月23日 制定
愛知県行政書士会名古屋支部
支部長 牧野昌浩

個人情報等の取扱いについて

  • 当支部が、ご相談者又は支部会員以外の方(以下「ご相談者等」といいます)から直接個人情報を取得する場合の利用目的
    • 当支部は、ご相談者等の本人から直接個人情報を取得する場合、利用目的を明示し、その目的の範囲内の利用に限定します。具体的には、以下の目的に利用します。
      • ご相談に対するご連絡及びご回答のため
      • 行政書士制度、愛知県行政書士会、当支部その他、これらに関連する事項についてのお問合せに対するご連絡及びご回答のため
  • 個人情報等の預託
    • 当支部は、当支部の事業又は活動に必要な範囲内で、事務の一部を第三者に委託し、その委託先に対して、当該事務に必要な範囲内で個人情報等を預託する場合があります。この場合、法令及び当支部の基準に基づき委託先を選定するとともに、当該委託先を適正に監督します。具体的には、以下の場合が該当します。
      • 書面の送付又は物品の配達を郵便事業者又は宅配事業者に委託する場合
  • 個人情報等の提供
    • 当支部は、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われる場合(生命、身体又は財産の保護の必要がある場合等)を除き、第三者に個人情報等を提供しません。
  • ご相談者等の個人情報提供の任意性
    • ご相談者等が、当支部に個人情報を提供するか否かは、ご本人の任意です。ただし、必要な情報をご提供いただけない場合、ご相談又はお問合せに対するご連絡又はご回答ができない場合があります。
  • 個人情報の管理責任者
    • 当支部の個人情報等の管理責任者は、「個人情報保護管理責任者」とし、当支部の役員から選任します。
  • 苦情又は相談の申出先
    • 当支部における個人情報等の取扱い及び当支部の個人情報保護管理体制に関する苦情及び相談の窓口は、以下のとおりです。
      • 名称:個人情報保護管理責任者
      • 住所:〒453-0856名古屋市中村区並木二丁目355番地ベルメゾン並木101号室(長谷川行政書士事務所内)
      • E-mail:info@aichikai-nagoya.org

個人情報の開示等の請求方法

 ご相談者等が開示等(個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去若しくは第三者への提供の停止)をご希望の場合は、上記の「個人情報保護管理責任者」までご連絡ください。折り返し、当支部から「個人情報の開示等に関する申請書」をご送付いたします。また、申請書は下記からダウンロードしていただけます。

個人情報の開示等に関する申請書

  • 請求方法
    • 「個人情報の開示等に関する申請書」に必要事項をご記入の上、下記のご本人または代理人確認書類をご同封の上、上記開示等の請求先までご送付ください。また、利用目的の通知、開示をご請求の場合は610円切手をご同封ください。また、開示等のご請求が、本人又はその代理人の方からのものであることを確認するため、本人又はその代理人の方に、当支部から連絡をさせていただく場合があります。なお、開示等の請求手続の過程で取得した個人情報は、開示等の事務処理に必要な範囲のみに限定して利用します。
  • 本人確認書類
    • 本人を確認する書類(人種・民族・門地・本籍地、身体・精神障害、犯罪歴等の記載がある場合は黒く塗りつぶした上で、ご送付ください)
      • 自動車運転免許証の写し
      • 旅券(パスポート)の写し
      • 住民基本台帳カードの写し
      • 健康保険証の写し
      • 国家資格に関する写真付の身分証明書の写し(写真の張替え防止処置又は打刻がされているものに限る)
    • 代理人を確認する書類(人種・民族・門地・本籍地、身体・精神障害、犯罪歴等の記載がある場合は黒く塗りつぶした上で、ご送付ください)
      • 自動車運転免許証の写し
      • 旅券(パスポート)の写し
      • 住民基本台帳カードの写し
      • 健康保険証の写し
      • 国家資格に関する写真付の身分証明書の写し(写真の張替え防止処置又は打刻がされているものに限る)
  • 代理関係を確認する書類(人種・民族・門地・本籍地、身体・精神障害、犯罪歴等の記載がある場合は黒く塗りつぶした上で、ご送付ください)
    • 未成年者代理の場合の法定代理関係(親子関係)を証明する戸籍謄本又は抄本
    • 成年後見代理の場合の法定代理関係を証明する登記事項証明書
    • 代理委任契約書又は代理委任状(委任者の署名及び押印があるもの)
  • 回答方法
    • 当支部からの回答は、請求されたご本人(代理人)に直接、文書を送付いたします。